Organiser un roadshow, c'est préparer un seul événement, puis le reproduire à l'identique dans chaque ville, avec des temps de route, des lieux différents et une équipe qui ne dort pas toujours dans le même hôtel. Le calendrier est la colonne vertébrale du projet. Voici le rétroplanning que nous appliquons chez NEVØ Consulting, tournée après tournée, pour une tournée type de 6 à 8 villes.
Le calendrier en un coup d'œil
| Échéance | Étape | Livrable |
|---|---|---|
| J-90 | Cadrage et faisabilité | Avis de faisabilité, première estimation budgétaire |
| J-80 à J-70 | Accompagnement design | Plans du dispositif, choix techniques |
| J-70 à J-60 | Roadbook | Liste des villes, dates, lieux, temps de route |
| J-60 | Repérages | Validation de chaque lieu, plans d'implantation |
| J-30 | Logistique invités | Invitations, quotas par ville, relances |
| J-14 | Préparation et répétitions | Matériel testé, conduite écrite à la minute |
| J0 à fin de tournée | Vie de la tournée | Compte rendu quotidien avec photo et fréquentation |
| J+7 | Restitution et clôture | Bilan complet, contenus livrés |
Ce calendrier n'est pas théorique : c'est celui que nous présentons sur notre page roadshow multi-villes. Un délai plus court, à partir de 45 jours, reste possible si les lieux sont déjà réservés.
J-90 : cadrer avant de dessiner
La première question n'est pas « à quoi va ressembler le stand ? » mais « qu'est-ce que la tournée doit produire ? ». Des leads qualifiés, des ventes en boutique, des distributeurs formés, des collaborateurs informés ? La réponse détermine le nombre de villes, la jauge par étape et le type de lieu.
À ce stade, nous donnons un avis franc sur la faisabilité dans le temps imparti. Si le calendrier ou le dispositif imaginé ne tiennent pas, mieux vaut le dire à J-90 qu'à J-10. C'est aussi là qu'on pose un premier ordre de grandeur budgétaire : voir notre article sur le prix d'un roadshow.
J-80 : concevoir un dispositif fait pour voyager
Un dispositif de roadshow n'est pas un stand de salon. Il doit être monté et démonté chaque jour, tenir dans un véhicule, résister aux manipulations et s'adapter à des lieux de tailles différentes. Les bons réflexes :
- Modularité : prévoir une version complète et une version réduite pour les lieux plus petits.
- Temps de montage : le viser court et le mesurer dès le prototype.
- Robustesse : chaque élément fragile est un risque à la cinquième étape.
- Énergie : connaître la puissance électrique nécessaire et prévoir l'autonomie si le lieu ne la fournit pas.
Le choix du véhicule fait partie du design : camion podium, semi-remorque, van ou pop-up, chacun impose ses contraintes.
J-70 : écrire le roadbook
Le roadbook est le document qui fige la tournée : villes, dates, adresses, horaires d'accès, contacts sur place, temps de route et hébergements. Deux erreurs classiques :
- Sous-estimer les trajets. Un parcours qui semble court sur une carte peut cumuler bouchons, temps de chargement et restrictions de circulation des poids lourds le week-end.
- Enchaîner sans jour tampon. Sur une tournée longue, un jour de marge tous les quatre ou cinq jours absorbe les imprévus et préserve l'équipe.
J-60 : repérer chaque lieu
Un repérage, c'est vérifier que le dispositif entre réellement : largeur des accès, hauteur sous plafond, charge au sol, alimentation électrique, horaires de livraison, stationnement du véhicule. Sur les lieux déjà connus, un échange avec photos et plans peut suffire. Sur un lieu nouveau, nous préférons nous déplacer.
Nos bases à Paris, Lyon et Poitiers, ainsi qu'un réseau de partenaires techniques locaux, nous permettent de couvrir les grandes métropoles rapidement.
Le conseil de terrain
Demandez toujours au lieu le chemin exact entre le quai de déchargement et l'espace d'exposition. Une porte trop étroite ou un monte-charge en panne peut coûter deux heures de montage.
J-30 : remplir chaque étape
La logistique invités est souvent le poste le plus sous-estimé. Un roadshow réussi techniquement mais vide est un échec. À J-30, on lance les invitations, puis on suit le taux d'inscription ville par ville, et non en moyenne nationale : une étape à 90 % peut masquer une étape à 30 % qui demande des relances ciblées.
Invitations, relances, quotas par ville, badges et émargement sont inclus dans nos prestations.
J-14 : préparer, tester, répéter
Le matériel est préparé, chargé et testé. La conduite de l'événement est écrite à la minute : accueil, prises de parole, démonstrations, temps forts, départ. Une répétition complète, idéalement en conditions réelles, évite de découvrir un problème devant le public de la première ville.
Pendant la tournée : le compte rendu quotidien
Chaque jour, nous remontons une photo et un retour de l'étape : nombre de personnes accueillies et points clés à retenir. Ce suivi permet d'ajuster la suite de la tournée en temps réel, par exemple renforcer les relances sur une ville à venir ou modifier un élément de conduite qui n'a pas fonctionné.
Si une captation est prévue, les contenus sont livrés au fil de l'eau pour vos réseaux sociaux : voir comment filmer un roadshow.
J+7 : clôturer proprement
Démontage, palettisation, retour du matériel, puis bilan complet : fréquentation par étape, retours terrain, incidents éventuels et pistes d'amélioration. C'est ce document qui permet de rejouer la tournée l'année suivante, en mieux.
