Sortir un roadshow de France change l'échelle du projet : plus de kilomètres, des formalités différentes selon les pays, des lieux qu'on ne connaît pas et une équipe qui vit plusieurs semaines loin de sa base. Nous avons produit des événements dans douze pays, principalement en Europe de l'Ouest, pour des marques comme APM Monaco, LG, Würth ou Center Parcs. Voici les points à anticiper pour une tournée européenne.
Ce qui change par rapport à une tournée en France
| Sujet | Tournée en France | Tournée européenne |
|---|---|---|
| Délai de préparation | Environ 90 jours pour 6 à 8 villes | À allonger, selon les pays et les formalités |
| Transport du matériel | Trajets courts entre métropoles | Longues distances, ferries, péages variés |
| Formalités | Autorisations locales | Douane hors union douanière, détachement de l'équipe |
| Lieux | Réseau de partenaires connu | Repérages à distance ou sur place |
| Contenu | Une langue | Traduction de la signalétique et du discours |
Les douanes : union européenne ou pas
À l'intérieur de l'Union européenne, le matériel circule librement : pas de formalité douanière pour déplacer votre dispositif de Paris à Milan ou à Bruxelles. Monaco fait partie du territoire douanier de l'Union, via la France.
Hors de l'union douanière, en particulier au Royaume-Uni, en Suisse ou en Norvège, il faut justifier que le matériel entre temporairement et ressortira. L'outil adapté est généralement le carnet ATA, un document douanier qui permet l'admission temporaire de matériel professionnel ou d'exposition, délivré en France par les chambres de commerce. Il demande un inventaire précis du matériel et se prépare plusieurs semaines à l'avance.
À ne pas oublier
Tout ce qui est distribué sur place (goodies, échantillons, produits vendus) ne relève pas de l'admission temporaire : ce sont des marchandises qui restent dans le pays, avec leur propre traitement douanier.
Le transport et les temps de route
Une tournée européenne cumule vite des milliers de kilomètres. Trois points structurent le roadbook :
- Les temps de conduite réglementés : pour les véhicules de plus de 3,5 tonnes, la réglementation européenne limite la conduite journalière, impose des pauses et des repos contrôlés par chronotachygraphe. Un trajet long peut nécessiter deux conducteurs ou une journée de route complète.
- Les restrictions de circulation des poids lourds, notamment le week-end et les jours fériés, qui diffèrent d'un pays à l'autre.
- Les traversées : Manche, Méditerranée ou Baltique ajoutent ferries ou tunnels, avec réservation et horaires à respecter.
L'ordre des pays se décide donc d'abord sur des critères logistiques, puis commerciaux. Un mauvais ordre peut ajouter plusieurs jours de tournée et alourdir le budget du roadshow.
L'équipe : détachement et vie de tournée
Quand une équipe française travaille dans un autre pays de l'Union, il s'agit en principe d'un détachement de salariés : une déclaration est à faire dans chaque pays d'accueil, et le certificat A1 atteste que les salariés restent affiliés à la sécurité sociale française. Ces formalités se préparent pays par pays, avant le départ.
Côté terrain, une tournée de plusieurs semaines demande d'anticiper l'hébergement, les jours de repos et la fatigue. C'est précisément là que l'équipe fixe fait la différence : la même équipe qui connaît le dispositif monte plus vite et garde le même niveau, de la première à la dernière étape.
Les lieux et les autorisations locales
Chaque pays, parfois chaque ville, a ses propres règles d'occupation de l'espace public, de sécurité et d'horaires. Pour les lieux inconnus, nous demandons plans et photos, puis nous nous déplaçons quand le dispositif est contraignant. Les repérages sont l'étape 4 de notre méthode, détaillée dans notre guide pour organiser un roadshow.
Langue, contenu et captation
- Signalétique et supports traduits, avec une version par pays si nécessaire.
- Animateurs ou hôtes parlant la langue locale pour l'accueil du public.
- Captation : les contenus filmés à chaque étape doivent tenir compte des règles locales de droit à l'image, et le vol de drone obéit aux règles du pays survolé. Au sein de l'Union, le cadre européen est harmonisé ; hors Union, les règles nationales s'appliquent et demandent un délai supplémentaire. Voir notre article pour filmer un roadshow.
Notre expérience des tournées européennes
NEVØ Consulting est née d'ANT Prod, qui a coordonné des roadshows européens pour LG, Würth ou Center Parcs. Plus récemment, la tournée d'APM Monaco a installé une caravane devant les boutiques de la marque dans plusieurs pays. Toutes ces tournées sont visibles sur notre carte des roadshows, étape par étape.
